Der Geschäftsbrief hat meist Darstellungsfunktion. Mit dem
Geschäftsbrief werden Informationen übermittelt, Gespräche bestätigt,
Vereinbarungen getroffen. Auch Werbebriefe gehören dazu.
Geschäftsbriefe werden z. B. notwendig, bei
● Kundenwerbung
● Zahlungsverkehr ●
Personalwesen
●
Briefe an öffentliche Einrichtungen ●
Warenein- oder -verkauf ●
Mahnverfahren
● (privates) Bewerbungsschreiben
Der Brief hat gegenüber dem Gespräch den Vorteil, dass er
durch die Unterschrift zum rechtsgültigen Dokument wird. Dadurch werden
Willenserklärungen oder Vereinbarungen unverrückbar festgelegt.
Der Geschäftsbrief ist nach den "Regeln für
Maschineschreiben nach DIN 5008" zu schreiben. Er sollte sachlich, klar und
eindeutig abgefasst sein und nur das Wesentliche enthalten.
Die inhaltliche Gestaltung eines Briefes ist abhängig
von der Absicht des Verfassers und der Wirkung, die erzielt werden soll:
●
Werbebriefe sollen überzeugen. Sie betonen das Interesse des Empfängers und sind
durch einen persönlichen Stil gekennzeichnet.
Bewerbungsschreiben sind Werbebriefe in persönlicher Angelegenheit.
● Bei
Angeboten ist darauf zu achten, dass die Fragen des Empfängers ausreichend
beantwortet werden.
● Absagen
sind klar zu begründen.
● Bei
Konflikten wird zunächst der Sachverhalt dargelegt und begründet, dann folgen
Lösungsvorschläge.
Zusammenfassung:
● Geschäftsbriefe
-
ersetzen, bekräftigen oder ergänzen mündliche Gespräche;
-
dienen Vertragsabschlüssen und Vereinbarungen;
-
dienen als Beweismittel;
-
dienen der Werbung.
● Sie verlangen daher
-
gründliche Sachkenntnis;
-
folgerichtigen klaren Aufbau;
-
korrekte äußere Form;
-
klare eindeutige Ausdrucksweise.