Serienbriefe

1              Bedeutung der Serienbrieffunktion

 

In Unternehmen und im Büro fallen häufig Geschäftsbriefe und andere Schreiben an, die mit gleichem bzw. fast gleichem Text an (viele) verschiedene Geschäftspartner geschickt werden.

Beispiele:              -   Mahnschreiben bei Zahlungs- bzw. Lieferverzug

                            -   Dankschreiben

                            -   Einladungen

                            -   Werbeschreiben

                            -   Anfragen

                            -   Rechnungen    u. a.

In derartigen Schreiben sind die meisten Textpassagen identisch, lediglich Namen, Adressen, bestimmte Angaben über Waren oder Leistungen, Kostenaufstellungen oder Rechnungsbeträge sind von Brief zu Brief verschieden.

 

Mit Hilfe einer herkömmlichen Schreibmaschine muss jedes Schreiben einzeln angefertigt und ausgedruckt werden.

Unter Ausnutzung eines einigermaßen komfortablen Textverarbeitungsprogramms am PC kann ich die Hauptarbeit der "Schreiberei" dem Computer nebst Drucker überlassen.

 

Derartige Briefe heißen "Serienbriefe", da alles wie in einer Serienfertigung abläuft.

 

 

2              Aufbau eines Serienbriefes

 

 

Da in einem Serienbrief sowohl feststehende als auch sich verändernde Textpassagen enthalten sind, besteht er aus zwei Teilen:

      Serienbrieftext für die feststehenden Textteile

      Steuerdatei für die sich verändernden Inhalte

 

►     Im Serienbrieftext müssen Sie an jenen Stellen, an denen immer unterschiedliche Angaben stehen sollen, Platzhalter eintragen.

          Diese "Platzhalter" müssen Sie per Hand eintragen oder über einen Mausklick automatisch in den Text einfügen; das hängt jeweils
          vom verwendeten Anwendungsprogramm ab.

 

In der Steuerdatei müssen sämtliche Angaben enthalten sein, die nicht für jeden Brief  konstant sind.

          ●       Namen                                                       ●       Preise

          ●       Adressen                                                    ●       Rechnungsbeträge

          ●       Bestell- bzw. Lieferangaben                        ●       Anrede                        u. a.

 

               In einer solchen Steuerdatei müssen alle Angaben übersichtlich und stets in der gleichen Reihenfolge angeordnet sein!
                    Am Sichersten ist die Tabellendarstellung.

 

           Erstellung der Steuerdatei  

1           Vorüberlegungen

 

Bevor Sie die Steuerdatei erstellen, ist es sinnvoll, wenn Sie vorher genau wissen, was alles in Ihrem Schreiben stehen soll.

Entwerfen Sie also den Brief auf dem Papier und legen Sie genau fest, wo und welche Platzhalter eingefügt werden sollen.

 

Nach diesen Vorüberlegungen wissen Sie jetzt, welche Felder Sie nun für diese Platzhalter in Ihre Datei aufnehmen müssen.

 

Beispielaufgabe:          Nach langer Umbauzeit kann Ihr Unternehmen Müller & Möller neu eröffnet werden.
                                     Aus diesem Grunde schicken Sie (Möller) Herrn Karl Hohmann eine Einladung (einl1.doc).

 

Müller & Möller                                                        Dortmund, 200*-06-23

Ringstraße 110

44329 Dortmund

 

 

 

Herrn

Karl Hohmann

Große Heimstraße 26 

44139 Dortmund

 

 

 

Einladung zur Neueröffnung unserer Geschäftsräume

 

 

Sehr geehrter Herr Hohmann,

 

endlich ist es soweit. Nach langer Umbauzeit können wir unsere Geschäftsräume am

 

Freitag, den 6. Juli 200* um 11.00 Uhr im Hause Müller & Möller

 

neu eröffnen.

Dazu sind Sie, Herr Hohmann, sowie alle Mitarbeiter, Kunden und Freunde unseres Hauses herzlich eingeladen.

 

Für das leibliche Wohl unserer Gäste werden ein rustikales kaltes Büffet und ein Kessel Erbsensuppe sorgen.

Ich würde mich sehr freuen, wenn Sie unserer Einladung folgen.

 

Mit freundlichen Grüßen

 

 

 

Möller

 

 

                                      Nach Rücksprache mit Ihrem Kompagnon (Müller) entschließen Sie sich, weitere Geschäftspartner einzuladen.

                                      Sie wollen sich die Schreibarbeit erleichtern und entscheiden sich für einen Serienbrief.

                                      ►   Adressen aller Geschäftspartner:

                                     

Frank Peters

Paul Kraft

Bruno Müller

Hauptstraße 8

Im Tal 2

Herzogstraße 5

40599 Düsseldorf

80999 München

81679 München

 

 

 

Jennie Warnecke

Beate Garth

Karl Hohmann

Bayernallee 12

Boxmaul 26

Große Heimstraße 26

80796 München

40885 Ratingen

44139 Dortmund

 

Aufgabe:   
Legen Sie mit dem Seriendruck-Assistenten Ihres Textverarbeitungsprogramms eine Steuerdatei (Adressenliste) an, die neben sämtlichen Adressangaben auch alle möglichen Anredevarianten (siehe Brief) enthält!

 

2          Grundbegriffe

 

Adresse:                         Schulze; Jennie; 01234; Adorf; Bergstraße 7

 

 

Datei:             Jede Datei ist eine zweidimensionale Tabelle aus Zeilen und Spalten

 

Feldname:      Bezeichnung einer Spalte (z. B.: Ort)

 

Datensatz:      Eine komplette Zeile der Tabelle (Datei)

 

Datenfeld:      Ein Element aus einem Datensatz

 

In Datenfelder kann ich alphabetische, numerische oder auch alphanumerische Zeichen eintragen.
Man kann diese Felder einfach nur als Textfelder (Wörter bzw. Zahlen) darstellen oder auch mit ganz bestimmten festen Formaten (€, %, Zahlen, Datum, fett, kursiv, ...) versehen.
Die Breite der einzelnen Spalten können Sie später mit Hilfe der Maus bzw. über das Befehlsmenü ändern.
Wir unterscheiden beim Aufbau einer Datenbankdatei die Formularansicht und die Listenansicht.