Serienbriefe
1 Bedeutung der
Serienbrieffunktion
In Unternehmen und im Büro fallen häufig Geschäftsbriefe
und andere Schreiben an, die mit gleichem bzw. fast gleichem Text an (viele)
verschiedene Geschäftspartner geschickt werden.
Beispiele: - Mahnschreiben bei Zahlungs-
bzw. Lieferverzug
- Dankschreiben
- Einladungen
- Werbeschreiben
- Anfragen
-
Rechnungen u. a.
In derartigen Schreiben sind die meisten Textpassagen
identisch, lediglich Namen, Adressen, bestimmte Angaben über Waren oder
Leistungen, Kostenaufstellungen oder Rechnungsbeträge sind von Brief zu Brief
verschieden.
Mit Hilfe einer herkömmlichen Schreibmaschine muss jedes
Schreiben einzeln angefertigt und ausgedruckt werden.
Unter Ausnutzung eines einigermaßen komfortablen
Textverarbeitungsprogramms am PC kann ich die Hauptarbeit der "Schreiberei"
dem Computer nebst Drucker überlassen.
Derartige Briefe heißen "Serienbriefe", da
alles wie in einer Serienfertigung abläuft.
2 Aufbau eines Serienbriefes
Da in einem Serienbrief sowohl feststehende als auch sich
verändernde Textpassagen enthalten sind, besteht er aus zwei Teilen:
○
Serienbrieftext für die feststehenden Textteile
○
Steuerdatei für die sich verändernden Inhalte
► Im
Serienbrieftext müssen Sie an jenen Stellen, an denen immer
unterschiedliche Angaben stehen sollen, Platzhalter
eintragen.
Diese "Platzhalter" müssen Sie per Hand eintragen
oder über einen Mausklick automatisch in den Text einfügen; das hängt jeweils
vom
verwendeten Anwendungsprogramm ab.
► In der
Steuerdatei müssen sämtliche Angaben enthalten sein, die nicht
für jeden Brief konstant sind.
●
Namen
● Preise
●
Adressen
● Rechnungsbeträge
●
Bestell- bzw. Lieferangaben
●
Anrede u. a.
→
In einer solchen Steuerdatei müssen alle Angaben übersichtlich und stets in der
gleichen Reihenfolge angeordnet sein!
Am Sichersten ist die Tabellendarstellung.
Erstellung der
Steuerdatei
Bevor Sie die Steuerdatei erstellen, ist es sinnvoll, wenn
Sie vorher genau wissen, was alles in Ihrem Schreiben stehen soll.
Entwerfen Sie also den Brief auf dem Papier und legen Sie
genau fest, wo und welche Platzhalter eingefügt werden sollen.
Nach diesen Vorüberlegungen wissen Sie jetzt, welche Felder
Sie nun für diese Platzhalter in Ihre Datei aufnehmen müssen.
Beispielaufgabe: Nach langer
Umbauzeit kann Ihr Unternehmen Müller & Möller neu eröffnet werden.
Aus diesem
Grunde schicken Sie (Möller) Herrn Karl Hohmann eine Einladung (einl1.doc).
Müller & Möller
Dortmund,
200*-06-23
Ringstraße 110
44329 Dortmund
Herrn
Karl Hohmann
Große Heimstraße 26
44139 Dortmund
Einladung zur Neueröffnung unserer
Geschäftsräume
Sehr geehrter Herr Hohmann,
endlich ist es soweit. Nach langer Umbauzeit
können wir unsere Geschäftsräume am
Freitag, den 6. Juli 200* um 11.00
Uhr im Hause Müller & Möller
neu eröffnen.
Dazu sind Sie, Herr Hohmann, sowie alle
Mitarbeiter, Kunden und Freunde unseres Hauses herzlich eingeladen.
Für das leibliche Wohl unserer Gäste werden
ein rustikales kaltes Büffet und ein Kessel Erbsensuppe sorgen.
Ich würde mich sehr freuen, wenn Sie unserer
Einladung folgen.
Mit freundlichen Grüßen
Möller
Nach Rücksprache mit
Ihrem Kompagnon (Müller) entschließen Sie sich, weitere Geschäftspartner
einzuladen.
Sie wollen sich die
Schreibarbeit erleichtern und entscheiden sich für einen Serienbrief.
► Adressen aller
Geschäftspartner:
Frank Peters |
Paul Kraft |
Bruno Müller |
Hauptstraße 8 |
Im Tal 2 |
Herzogstraße 5 |
40599 Düsseldorf |
80999 München |
81679 München |
|
|
|
Jennie Warnecke |
Beate Garth |
Karl Hohmann |
Bayernallee 12 |
Boxmaul 26 |
Große Heimstraße 26 |
80796 München |
40885 Ratingen |
44139 Dortmund |
Aufgabe:
Legen Sie mit dem
Seriendruck-Assistenten Ihres Textverarbeitungsprogramms eine Steuerdatei
(Adressenliste) an, die neben sämtlichen Adressangaben auch alle möglichen
Anredevarianten (siehe Brief) enthält!
Adresse: Schulze; Jennie; 01234;
Adorf; Bergstraße 7
Datei: Jede Datei ist eine
zweidimensionale Tabelle aus Zeilen und Spalten
Feldname: Bezeichnung einer Spalte (z. B.: Ort)
Datensatz: Eine komplette Zeile der Tabelle
(Datei)
Datenfeld: Ein Element aus einem Datensatz
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In
Datenfelder kann ich alphabetische, numerische oder auch alphanumerische
Zeichen eintragen. |
● |
Man
kann diese Felder einfach nur als Textfelder (Wörter bzw. Zahlen)
darstellen oder auch mit ganz bestimmten festen Formaten (€, %, Zahlen,
Datum, fett, kursiv, ...) versehen. |
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Die
Breite der einzelnen Spalten können Sie später mit Hilfe der
Maus bzw. über das Befehlsmenü ändern. |
● |
Wir
unterscheiden beim Aufbau einer Datenbankdatei die Formularansicht
und die Listenansicht. |
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