Einige wichtige Grundregeln zur Briefgestaltung
Die gute sprachliche Gestaltung eines Briefes ist eine
schwierige Aufgabe.
Briefe müssen im Stil ebenso klar, verbindlich und
überzeugend sein wie die mündliche Kommunikation zwischen Geschäftspartnern.
Langatmige, unübersichtliche Schachtelsätze und übertriebene Höflichkeitsphrasen
sollten vermieden werden. Die Nichtbeachtung der sprachlichen Normen kann den
Empfänger verärgern oder zu einer negativen Beurteilung des Absenders führen.
●
Die Anrede und die Grußformel sind
abhängig von der Beziehung zum Empfänger.
Übertreibungen sind zu vermeiden.
● Der Brief sollte sachlich und klar
formuliert sein. Wiederholungen und Floskeln wirken störend.
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Schlecht:
Wir bestätigen
dankend den Erhalt Ihres Schreibens vom ...
Wir bitten höflichst
um Entschuldigung für unser Versehen ...
Wir müssen Ihnen
leider mitteilen, dass wir Ihre Lieferung vom ... nicht annehmen konnten.
Heute Morgen haben
wir die gewünschte Auskunft von Ihnen erhalten und danken Ihnen für Ihre
Ausführungen. |
Besser:
Wir danken für Ihren
Brief ...
Bitte entschuldigen
Sie unser Versehen ...
Ihre Lieferung vom
... konnten wir nicht
annehmen.
Besten Dank für die
umfassende Auskunft. |
●
Die unnötige Verwendung von Substantiven
wirkt unschön und aufgesetzt, Verben klingen besser.
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Schlecht:
in Auftrag geben
einer Prüfung
unterziehen
zum Versand bringen
in Rechnung stellen
In Kenntnis setzen
In Erfahrung bringen |
Besser:
bestellen
prüfen
versenden, senden,
zusenden
berechnen
informieren
erfahren |
● Vermeiden Sie Doppelausdrücke!
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Schlecht:
Die entstehenden
Kosten werden wir tragen.
Wir werden Ihnen den
Betrag rückerstatten.
Wie Sie vermutlich
erfahren haben dürften.
Für etwaige
Reklamationen ist Herr Schulze zuständig.
Die durchgeführte
Werbeaktion war für uns
ein großer Erfolg.
Nach Beendigung der
Besprechung kommen
Sie bitte noch zu mir. |
Besser:
Die Kosten werden
wir tragen.
Wir übernehmen die
Kosten.
Den Betrag werden
wir Ihnen erstatten.
Sie haben sicher
erfahren.
Für Reklamationen
ist Herr Schulze zuständig.
Die Werbeaktion war
für uns ein großer Erfolg.
Nach der Besprechung
kommen Sie bitte noch zu mir. |
● Das Aktiv wirkt besser als das Passiv.
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Schlecht:
Der Betrag von ...
wird Ihrem Konto belastet.
Die Waren konnten
von uns noch nicht abgeschickt werden.
Die noch fehlenden
Modelle werden Ihnen baldmöglichst zugesandt.
Dem Antrag ist von
der IHK zugestimmt worden.
Es wird gebeten, die
fehlenden Zeugniskopien
an unsere Zentrale zu senden.
Die neuen Muster
sind uns von Frau Schneider vorgelegt worden. |
Besser:
Wir belasten Ihr
Konto mit einem Betrag
von ...
Wir konnten die
Waren noch nicht abschicken.
Die Restlieferung
erhalten Sie in den nächsten Tagen.
Die IHK hat dem
Antrag zugestimmt.
Bitte senden Sie die
fehlenden Zeugniskopien an unsere Zentrale.
Frau Schneider hat
uns Ihre neuen Muster vorgelegt. |
→
Die Verwendung des Passiv kann aber auch
sinnvoll und angebracht sein:
●
Mein Geschäft wird donnerstags ab 18 Uhr geschlossen.
●
Eine Einladung zu der gestrigen Besprechung ist uns nicht zugegangen.
(Statt: Sie haben uns zu der
gestrigen Besprechung nicht eingeladen.)
●
Der "Sie-Stil" ist ansprechender als der
"Wir-Stil".
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Schlecht:
Wir senden Ihnen ...
Leider haben wir ...
übersehen und bitten um Entschuldigung.
Wir bitten um
baldige Antwort. |
Besser:
Sie erhalten ...
Bitte entschuldigen
Sie unser Versehen.
Bitte antworten Sie
uns bald. |
●
Vermeiden Sie Schachtelsätze!
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Schlecht:
Wir bitten Sie, dass
Sie die Zahlungsfrist, die wir vereinbart haben, unbedingt einhalten.
Da wir auf unser
Angebot nichts von Ihnen hörten, rechneten wir nicht mehr damit, dass Sie
noch bestellen würden. |
Besser:
Wir bitten Sie, die
vereinbarte Zahlungsfrist unbedingt einzuhalten.
Sie haben auf unser
Angebot nicht geantwortet, deshalb rechneten wir nicht mehr mit einer
Bestellung. |
●
Achten Sie auf die richtige
Vergleichsform!
|
Schlecht:
Diese Messe ist
nicht die einzigste Möglichkeit, für unsere Produkte zu werben.
Ihrer Beanstandung
können wir in keinster
Weise zustimmen.
Unsere
Verfahrensweise hat sich als bestmög-lichste Methode erwiesen.
Wir halten eine
Aussprache für die nächst-liegendste Lösung.
Der Konkurrenzdruck
ist stärker, wie wir erwartet hatten.
Unsere Werbeaktion
läuft diesmal anders wie im Frühjahr. |
Besser:
Diese Messe ist
nicht die einzige Möglichkeit, für unsere Produkte zu werben.
Ihrer Beanstandung
können wir in keiner Weise (überhaupt nicht) zustimmen.
Unsere
Verfahrensweise hat sich als bestmögliche Methode erwiesen.
Wir halten eine
Aussprache für die nächst-liegende Lösung.
Der Konkurrenzdruck
ist stärker, als wir erwartet hatten.
Unsere Werbeaktion
läuft diesmal anders als im Frühjahr. |
→
Aber:
● so bald
wie möglich oder so bald als möglich
●
so wenig wie möglich oder so wenig als möglich
●
doppelt so hoch wie der Baum
●
doppelt so hoch als im Dezember
●
Vermeiden Sie falsche Bezüge!
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Schlecht:
Sie erhalten den
Katalog von unserem dortigen Mitarbeiter, der gerade erst fertig geworden
ist.
Sie schrieb eine
Kurzbewerbung an Frau Schneider, die längst hätte eingehen müssen.
Die Leitung der
Geraer Filiale haben wir Frau Weber übertragen. Sie hat eine Nutzfläche von
280 m². |
Besser:
Sie erhalten den
Katalog, der gerade erst fertig geworden ist, von unserem dortigen
Mitarbeiter.
Sie schrieb eine
Kurzbewerbung, die längst hätte eingehen müssen, an Frau Schneider.
Wir haben Frau Weber
die Leitung der Geraer Filiale übertragen. Sie hat eine Nutzfläche von 280 m². |
●
Wenden Sie den Konjunktiv richtig an!
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Schlecht:
Ein noch höherer
Preisnachlass würde einem Verlust gleichkommen.
Dann würde
uns keine andere Wahl bleiben,
als auf die Lieferung zu verzichten.
Eine solche Lösung
würde auch für Sie unbefriedigend sein.
Wir würden uns
freuen, wenn Sie unserer Anregung folgen würden. |
Besser:
Ein noch höherer
Preisnachlass käme einem Verlust gleich.
Dann bliebe
uns keine andere Wahl, als auf die Lieferung zu verzichten.
Eine solche Lösung
wäre auch für Sie unbefriedigend.
Wir würden uns
freuen, wenn Sie unserer Anregung folgten. |
→
Nach wenn ... kein würde.
●
Vermeiden Sie inhaltlich überflüssige
Zusätze!
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Schlecht:
Wir haben unsere
Jenaer Verkaufsstelle neu renoviert.
Wir sahen uns genötigt, diesen Kunden
mehrmals mahnen zu müssen.
Diese Angaben sind
aus der Fachzeitschrift
"Der Handel"
entnommen.
Zu unserem Bedauern haben Sie die Ware
leider immer noch nicht geliefert. |
Besser:
Wir haben unsere
Jenaer Verkaufsstelle renoviert.
Wir sahen uns
genötigt, diesen Kunden
mehrmals zu mahnen.
Diese Angaben sind
der Fachzeitschrift
"Der Handel" entnommen.
Leider haben Sie die
Ware immer noch nicht geliefert. |
●
Achten Sie auf die richtige
Wortstellung!
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Schlecht:
Deshalb habe ich
einige Proben Herrn Krause gegeben.
Leider hat unser
Kunde jetzt erst sich ent-schlossen, die beschädigten Stühle zu behalten |
Besser:
Deshalb habe ich
Herrn Krause einige Proben gegeben.
Leider hat sich
unser Kunde jetzt erst entschlossen, die beschädigten Stühle zu behalten. |
●
Unterscheiden Sie leicht verwechselbare
Wörter!
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Schlecht:
Wir halten
unsere Behauptung trotz Ihres Widerspruches aufrecht.
(aufrecht halten = aufgerichtet, gerade halten)
Dasselbe
Kleid wird auch von Frau Müller getragen.
Sie haben scheinbar unser Rundschreiben vom
12. Mai d. J. nicht gelesen.
(scheinbar = es scheint nur so,
in
Wirklichkeit anders)
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Besser:
Wir erhalten
unsere Behauptung trotz Ihres Widerspruches aufrecht.
(aufrechterhalten = beibehalten)
Das gleiche
Kleid wird auch von Frau Müller getragen.
Sie haben anscheinend unser Rundschreiben vom 12. Mai d. J. nicht gelesen.
(anscheinend = wahrscheinlich, möglicherweise)
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→
In Briefen muss es (fast) immer anscheinend heißen. |
