Briefe formgerecht schreiben - kaufmännischer Schriftverkehr

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Einige wichtige Grundregeln zur Briefgestaltung

Die gute sprachliche Gestaltung eines Briefes ist eine schwierige Aufgabe.

Briefe müssen im Stil ebenso klar, verbindlich und überzeugend sein wie die mündliche Kommunikation zwischen Geschäftspartnern. Langatmige, unübersichtliche Schachtelsätze und übertriebene Höflichkeitsphrasen sollten vermieden werden. Die Nichtbeachtung der sprachlichen Normen kann den Empfänger verärgern oder zu einer negativen Beurteilung des Absenders führen.

●     Die Anrede und die Grußformel sind abhängig von der Beziehung zum Empfänger.
       Übertreibungen sind zu vermeiden.

●    Der Brief sollte sachlich und klar formuliert sein. Wiederholungen und Floskeln wirken störend.

Schlecht:

Wir bestätigen dankend den Erhalt Ihres Schreibens vom ... 

Wir bitten höflichst um Entschuldigung für unser Versehen ...

Wir müssen Ihnen leider mitteilen, dass wir Ihre Lieferung vom ... nicht annehmen konnten.

Heute Morgen haben wir die gewünschte Auskunft von Ihnen erhalten und danken Ihnen für Ihre Ausführungen.

Besser:

Wir danken für Ihren Brief ...

 
Bitte entschuldigen Sie unser Versehen ...
 

Ihre Lieferung vom ... konnten wir nicht
annehmen.

Besten Dank für die umfassende Auskunft.


●     Die unnötige Verwendung von Substantiven wirkt unschön und aufgesetzt, Verben klingen besser.

Schlecht:

in Auftrag geben

einer Prüfung unterziehen

zum Versand bringen

in Rechnung stellen

In Kenntnis setzen

In Erfahrung bringen

Besser:

bestellen

prüfen

versenden, senden, zusenden

berechnen

informieren

erfahren

 

●    Vermeiden Sie Doppelausdrücke! 

Schlecht:

Die entstehenden Kosten werden wir tragen.

  

Wir werden Ihnen den Betrag rückerstatten. 

Wie Sie vermutlich erfahren haben dürften. 

Für etwaige Reklamationen ist Herr Schulze zuständig. 

Die durchgeführte Werbeaktion war für uns
ein großer Erfolg. 

Nach Beendigung der Besprechung kommen
Sie bitte noch zu mir.

Besser:

Die Kosten werden wir tragen.

Wir übernehmen die Kosten. 

Den Betrag werden wir Ihnen erstatten. 

Sie haben sicher erfahren. 

Für Reklamationen ist Herr Schulze zuständig. 

Die Werbeaktion war für uns ein großer Erfolg. 

Nach der Besprechung kommen Sie bitte noch zu mir.

 

●    Das Aktiv wirkt besser als das Passiv.

Schlecht:

Der Betrag von ... wird Ihrem Konto belastet. 
 

Die Waren konnten von uns noch nicht abgeschickt werden. 

Die noch fehlenden Modelle werden Ihnen baldmöglichst zugesandt. 

Dem Antrag ist von der IHK zugestimmt worden. 

Es wird gebeten, die fehlenden Zeugniskopien
an unsere Zentrale zu senden. 

Die neuen Muster sind uns von Frau Schneider vorgelegt worden.

Besser:

Wir belasten Ihr Konto mit einem Betrag
von ... 

Wir konnten die Waren noch nicht abschicken.
 

Die Restlieferung erhalten Sie in den nächsten Tagen. 

Die IHK hat dem Antrag zugestimmt.
 

Bitte senden Sie die fehlenden Zeugniskopien an unsere Zentrale. 

Frau Schneider hat uns Ihre neuen Muster vorgelegt.

 

     Die Verwendung des Passiv kann aber auch sinnvoll und angebracht sein:

                        ●     Mein Geschäft wird donnerstags ab 18 Uhr geschlossen.
                        ●     Eine Einladung zu der gestrigen Besprechung ist uns nicht zugegangen.
                                (Statt: Sie haben uns zu der gestrigen Besprechung nicht eingeladen.)


●     Der "Sie-Stil" ist ansprechender als der "Wir-Stil". 

Schlecht:

Wir senden Ihnen ... 

Leider haben wir ... übersehen und bitten um Entschuldigung. 

Wir bitten um baldige Antwort.

Besser:

Sie erhalten ... 

Bitte entschuldigen Sie unser Versehen. 

Bitte antworten Sie uns bald.

 

●     Vermeiden Sie Schachtelsätze! 

Schlecht:

Wir bitten Sie, dass Sie die Zahlungsfrist, die wir vereinbart haben, unbedingt einhalten. 

Da wir auf unser Angebot nichts von Ihnen hörten, rechneten wir nicht mehr damit, dass Sie noch bestellen würden.

Besser:

Wir bitten Sie, die vereinbarte Zahlungsfrist unbedingt einzuhalten. 

Sie haben auf unser Angebot nicht geantwortet, deshalb rechneten wir nicht mehr mit einer Bestellung.

 

●     Achten Sie auf die richtige Vergleichsform! 

Schlecht:

Diese Messe ist nicht die einzigste Möglichkeit, für unsere Produkte zu werben. 

Ihrer Beanstandung können wir in keinster
Weise zustimmen. 

Unsere Verfahrensweise hat sich als bestmög-lichste Methode erwiesen. 

Wir halten eine Aussprache für die nächst-liegendste Lösung. 

Der Konkurrenzdruck ist stärker, wie wir erwartet hatten. 

Unsere Werbeaktion läuft diesmal anders wie im Frühjahr.

Besser:

Diese Messe ist nicht die einzige Möglichkeit, für unsere Produkte zu werben. 

Ihrer Beanstandung können wir in keiner Weise (überhaupt nicht) zustimmen. 

Unsere Verfahrensweise hat sich als bestmögliche Methode erwiesen. 

Wir halten eine Aussprache für die nächst-liegende Lösung. 

Der Konkurrenzdruck ist stärker, als wir erwartet hatten. 

Unsere Werbeaktion läuft diesmal anders als im Frühjahr.

                 Aber:          ●   so bald wie möglich oder so bald als möglich
                                         
●   so wenig wie möglich oder so wenig als möglich
                                         
●   doppelt so hoch wie der Baum
                                         
   doppelt so hoch als im Dezember

●     Vermeiden Sie falsche Bezüge! 

Schlecht:

Sie erhalten den Katalog von unserem dortigen Mitarbeiter, der gerade erst fertig geworden ist. 

Sie schrieb eine Kurzbewerbung an Frau Schneider, die längst hätte eingehen müssen. 

Die Leitung der Geraer Filiale haben wir Frau Weber übertragen. Sie hat eine Nutzfläche von 280 m².

Besser:

Sie erhalten den Katalog, der gerade erst fertig geworden ist, von unserem dortigen Mitarbeiter. 

Sie schrieb eine Kurzbewerbung, die längst hätte eingehen müssen, an Frau Schneider. 

Wir haben Frau Weber die Leitung der Geraer Filiale übertragen. Sie hat eine Nutzfläche von 280 m².


●     Wenden Sie den Konjunktiv richtig an!
 

Schlecht:

Ein noch höherer Preisnachlass würde einem Verlust gleichkommen. 

Dann würde uns keine andere Wahl bleiben,
als auf die Lieferung zu verzichten. 

Eine solche Lösung würde auch für Sie unbefriedigend sein. 

Wir würden uns freuen, wenn Sie unserer Anregung folgen würden.

Besser:

Ein noch höherer Preisnachlass käme einem Verlust gleich. 

Dann bliebe uns keine andere Wahl, als auf die Lieferung zu verzichten. 

Eine solche Lösung wäre auch für Sie unbefriedigend. 

Wir würden uns freuen, wenn Sie unserer Anregung folgten.

             Nach wenn  ...  kein würde.

●     Vermeiden Sie inhaltlich überflüssige Zusätze! 

Schlecht:

Wir haben unsere Jenaer Verkaufsstelle neu renoviert

Wir sahen uns genötigt, diesen Kunden
mehrmals mahnen zu müssen

Diese Angaben sind aus der Fachzeitschrift
"Der Handel" entnommen. 

Zu unserem Bedauern haben Sie die Ware
leider immer noch nicht geliefert.

Besser:

Wir haben unsere Jenaer Verkaufsstelle renoviert.  

Wir sahen uns genötigt, diesen Kunden
mehrmals zu mahnen. 

Diese Angaben sind der Fachzeitschrift
"Der Handel" entnommen. 

Leider haben Sie die Ware immer noch nicht geliefert.


●     Achten Sie auf die richtige Wortstellung!
 

Schlecht:

Deshalb habe ich einige Proben Herrn Krause gegeben. 

Leider hat unser Kunde jetzt erst sich ent-schlossen, die beschädigten Stühle zu behalten

Besser:

Deshalb habe ich Herrn Krause einige Proben gegeben. 

Leider hat sich unser Kunde jetzt erst entschlossen, die beschädigten Stühle zu behalten.


●     Unterscheiden Sie leicht verwechselbare Wörter!
 

Schlecht:

Wir halten unsere Behauptung trotz Ihres Widerspruches aufrecht.
(aufrecht halten = aufgerichtet, gerade halten) 

Dasselbe Kleid wird auch von Frau Müller getragen. 

Sie haben scheinbar unser Rundschreiben vom
12. Mai d. J. nicht gelesen.
(scheinbar =     es scheint nur so, in Wirklichkeit anders)

Besser:

Wir erhalten unsere Behauptung trotz Ihres Widerspruches aufrecht.
(aufrechterhalten = beibehalten) 

Das gleiche Kleid wird auch von Frau Müller getragen. 

Sie haben anscheinend unser Rundschreiben vom 12. Mai d. J. nicht gelesen.
(anscheinend = wahrscheinlich, möglicherweise)

           In Briefen muss es (fast) immer anscheinend heißen.